FECHA DE ACTUALIZACIÓN

31-05-2022

FECHA DE VALIDACIÓN

08-06-2022

UNIDAD RESPONSABLE

Dirección

de Administración y Finanzas/ Responsables Archivo Trámite

 

 

Universidad Tecnológica de la Zona Metropolitana de Guadalajara

Artículo 8 Fracción XIII. El catálogo de disposición y guía documental de archivo por área administrativa; los instrumentos archivísticos, programa e informe anual de desarrollo archivístico; actas de reuniones del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental, difusión.

 

A través de los siguientes documentos podrá consultar el Catálogo de Disposición Documental que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; la Guía de Archivo Documental esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en la series documentales; los Dictámenes y Actas de Baja Documental, o en su caso, la Transferencia Secundaria que determinen sobre los expedientes que hayan cumplido su vigencia documental establecida; el Programa e Informe Anual de Desarrollo Archivístico desarrollados para definir las prioridades institucionales y su cumplimiento anual, así como las Actas de Documentación Siniestrada; los resultados de las Auditorías Archivísticas realizadas por el Órgano Interno de Control que corresponden a esta dependencia y a toda la administración pública centralizada, así como de las Determinaciones y Resoluciones que emita el Consejo Estatal de Archivos. 

 

Estos documentos son aplicables a los Servidores Públicos y a los Responsables de los Archivos de Trámite de las distintas áreas que integran esta Universidad; como responsable de su observación, será el Área Coordinadora de Archivo.

 

Siglas

Nombre

Siglas

Nombre

ACA

Área Coordinadora de Archivo

LGyDT

Licenciatura en Gestión y Desarrollo Turístico

BE

Becas

LINM

Licenciatura en Innovación y Mercadotecnia

BIBLIO

Biblioteca

LPCyE

Licenciatura en Protección Civil y Emergencias

CGCA

Cuadro General de Clasificación Archivística

OIC

Órgano de Control Interno

CGDD

Catálogo General de Disposición Documental

PLA

Dirección de Planeación, Programación, Evaluación y Gestión de la Calidad

CDD

Catálogo  de Disposición Documental (por área)

PyD

Prensa y Difusión

DAC

Dirección Académica

REC

Rectoría

DAF

Dirección de Administración y Finanzas

RH

Recursos Humanos

ESC

Servicios Escolares

RMAT

Recursos Materiales

GAD

Guía de Archivo Documental

SM

Servicios Médicos

IER

Ingeniería en Energías Renovables

TIC

Tecnologías de la Información y Comunicaciones

IMT

Ingeniería en Mecatrónica

UTI

Unidad Transparencia Interna

INFR

Infraestructura

VIN

Vinculación

JUR

Jurídico

OP

Oficialía de Partes

 

Ejercicio

Nombre y Cargo del responsable del área coordinadora de archivos

2022

-          Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas

-          Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora

2021

-          Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas

-          Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora

2020

-          Mtro. Salvador Velázquez Rodríguez Director de Administración y Finanzas

-          Apoyo del responsable del área coordinadora de archivo Ing. Olivia Sandoval Solórzano cargo: coordinadora

2019

-          Ing. Carlos Alberto Sainz David; Director de Planeación, Programación, Evaluación y Gestión de la Calidad; Titular de la Unidad de Transparencia Interna.

 

 

Instrumentos de Control archivístico de la UTZMG

Nombre del documento

Fecha del documento

Documento

Catálogo de disposición documental

20/08/2020

ver

Guía de Archivo

20/08/2020

ver

Dictamen de baja documental

No ha habido dictamen de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022

Acta de baja documental

No ha habido actas de baja documental en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022

Transferencia secundaria

No ha habido transferencias secundarias en los ejercicios 2019,2020, 2021 y a la fecha del ejercicio 2022

Programa Anual de Desarrollo Archivístico

31/01/2022

ver

Informe del Programa Anual de Desarrollo Archivístico

31/12/2021

ver

Resultados de las Auditorías Archivísticas

 

 

Capacitaciones

31/12/2021

ver

Organización de Archivos de Trámite

 

ver

Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos

31/08/2020

ver

Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos

24/09/2020

ver

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

31/05/2019

En proceso de firmas, (se actualizaron algunas funciones comunes)

 

 

Determinaciones y Resoluciones emitidas por el Consejo Estatal de Archivos

Número de sesión

Fecha sesión

Nombre del Documento

Documento

2021

En el ejercicio no hubo determinaciones ni resoluciones emitidas por el Consejo Estatal de Archivos

2020

2019

 

 

Información histórica de los instrumentos de control archivístico de la UTZMG

Nombre del documento

 

Año

2022

2021

2020

2019

2018

Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA)

En proceso de firmas, ya que se actualizó el OIC

ver

ver

ver

ver

Formato  aprobado Catálogo de Disposición Documental

 

ver

ver

ver

ver

Plan Anual de Desarrollo Archivístico

ver

ver

ver

 

Informe Anual de Gestión Documental

 

ver

ver

Actas Grupo Interdisciplinario

 

ver (16/06/2021)

ver

(09/06/2020)

ver

(12/06/2019)

 

 

ver

(09/06/2020)

ver

(24/05/2019)

 

ver

(26/06/2020)

ver

(30/05/2019)

 

ver

(08/10/2020)

ver

(18/06/2019)

 

ver

(08/10/2020)

ver

(24/07/2019)

Oficios Responsables de archivo de trámite de cada área

 

ver

actualización del responsable del área planeación

ver

 

Auditorias

 

ver

ver

 

 

Capacitaciones

 

ver 1er semestre

ver 2do semestre

ver

ver

ver

Calendario

 

ver

ver

Instructivo para Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental

 

 

ver

vigente

 

Medidas para la Conservación y Preservación de la Información de los Archivos

 

ver

vigente

Proceso de Gestión Documental Guía para la Digitalización de Documentos.

ver

vigente

 

Políticas y Lineamientos generales para la Organización, Administración y Conservación de los Archivos de la Universidad Tecnológica de la Zona Metropolitana de Guadalajara.

ver

vigente

Formato Carátula de Expediente

ver

 

Formato Etiqueta Control de Cajas

ver

Formato Inventario de Archivo de Trámite

ver

Formato Transferencia Primaria

ver

Organización de Archivos de Trámite

ver

Técnica de Cocido de Expedientes

ver

Guía de Procedimientos para Auditoría de Archivos

ver

vigente

 

 

 

 

 

 

A continuación, se presentan el formato del Catálogo de Disposición Documental y la Guía de Archivo Documental por área correspondiendo a:

                 

 

 

RAT

2022

2021

2020

2019

2018

CDD y GA (UTI)

ver

ver

ver

ver

ver

ver

ver

ver

ver

CDD (ACA)

ver

ver

ver

ver

NA

GAD (ACA)

ver

ver

ver

ver

NA

INVENTARIO (ACA)

ver

ver

ver

ver

NA

CDD (LGyDT)

ver

NA

ver

ver

ver

GAD (LGyDT)

ver

ver

ver

ver

CDD (TIC)

NA

ver

GAD  (TIC)

ver

CDD (LINM)

 

ver

ver

ver

GAD (LINM)

 

ver

ver

ver

ver

CDD (IER)

 

ver

ver

ver

GAD  (IER)

 

ver

ver

ver

ver

CDD (RMAT)

 

 

ver

ver

ver

GAD  (RMAT)

 

 

ver

ver

ver

CDD (VIN)

ver

 

ver

ver

ver

GAD  (VIN)

ver

 

ver

ver

ver

CDD (OIC)

 

 

ver

 

 

GAD  (OIC)

 

 

ver

GAD  (RH)

 

ver

CDD (RH)

 

ver

CDD (ESC)

 

ver

ver

ver

ver

GAD (ESC)

 

ver

ver

ver

ver

INVENTARIO (ESC)

 

ver

 

CDD, GA , INVENTARIO (DAF)

 

ver

ver

 

ver

 

CDD (INFR)

 

 

ver

 

 

GAD (INFR)

 

 

ver

 

 

INVENTARIO (BIBLIO)

 

ver

CDD (IMT)

 

ver

ver

ver

ver

GAD (IMT)

 

ver

ver

ver

ver

CDD (JUR)

 

 

ver

 

 

GAD (JUR)

 

 

ver

 

 

CDD (BE)

 

ver

ver

ver

ver

GAD (BE)

 

ver

ver

ver

ver

CDD (DAC)

 

ver

ver

ver

ver

GAD (DAC)

 

ver

ver

ver

ver

CDD (PyD)

 

 

ver

ver

ver

GAD (PyD)

 

 

ver

ver

ver

CDD (CONT)

 

 

 

 

 

GAD (CONT)

 

ver

ver

ver

 

GAD (LPCyE)

 

ver

 

 

 

CDD (LPCyE)

 

 

 

 

 

CDD (OP)

 

ver

NA

GAD (OP)

 

ver