FECHA DE ACTUALIZACIÓN

30-06-2021

FECHA DE VALIDACIÓN

02-07-2021

 

 

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA

Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la UTZMG

El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procedimientos, personas, funciones y tecnologías archivísticas que establecen las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus mecanismos normativos, operativos y estratégicos de cada una de las fases del ciclo vital del documento.

 

¿Cómo se integra el Sistema Institucional de Archivos?

 

 

Área Coordinadora Archivo (ACA)

Área de Correspondencia

u Oficialía de Partes

 

Archivo de Trámite

 

Archivo de Concentración

 

Archivo Histórico

 

                                                                                                     

                                                                                             ¿Cuáles son las funciones de las áreas del SIA?

 

Área Coordinadora de Archivo (ACA)

-Elaborar los Instrumentos de Control Archivístico

 

-Elaborar los Criterios Específicos y recomendaciones en

  Materia de Organización y Conservación de Archivos

 

-Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

 

-Coordinar el Proceso de valoración y disposición documental

 

-Elaborar Programas de Capacitación

 

-Coordinar la Operación de los Archivos

Área de Correspondencia u Oficialía de Partes

Recepción, registro, seguimiento y despacho de documentación

Archivo de Trámite (responsables de archivo de trámite RAT)

-Integrar y Organizar los expedientes

 

-Elaborar inventarios documentales

 

-Resguardar los archivos e información clasificada

 

-Colaborar en la elaboración de instrumentos de control 

  archivístico

 

-Realizar transferencias primarias

Archivo de Concentración

-Asegurar y describir los fondos bajo resguardo

 

-Asegurar la consulta de los expedientes

 

-Recibir las transferencias primarias

 

-Brindar servicios de préstamo y consulta

 

-Conservar expedientes hasta su vigencia documental

 

-Promover bajas documentales

 

-Publicar dictámenes y actas de baja documental, así como

 las transferencias secundarias

 

-Realizar transferencias secundarias (si aplica)

 

 

-Colaborar en la elaboración de criterios de valoración y

  disposición documental

Archivo Histórico

-Recibir transferencias secundarias

 

-Organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo

 

-Establecer procedimientos de consulta

 

-Colaborar en la elaboración de instrumentos de control

  Archivístico

 

-Brindar acceso a los archivos históricos

 

-Fomentar la preservación y difusión de documentos históricos