FECHA DE ACTUALIZACIÓN	30-06-2021
FECHA DE VALIDACIÓN	02-07-2021

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA

Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la UTZMG

El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procedimientos, personas, funciones y tecnologías archivísticas que establecen las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus mecanismos normativos, operativos y estratégicos de cada una de las fases del ciclo vital del documento.

¿Cómo se integra el Sistema Institucional de Archivos?

Área Coordinadora Archivo (ACA)
Área de Correspondencia u Oficialía de Partes	Archivo de Trámite
Archivo de Concentración	Archivo Histórico

¿Cuáles son las funciones de las áreas del SIA?

Área Coordinadora de Archivo (ACA)

-Elaborar los Instrumentos de Control Archivístico

-Elaborar los Criterios Específicos y recomendaciones en

Materia de Organización y Conservación de Archivos

-Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

-Coordinar el Proceso de valoración y disposición documental

-Elaborar Programas de Capacitación

-Coordinar la Operación de los Archivos

Área de Correspondencia u Oficialía de Partes

Recepción, registro, seguimiento y despacho de documentación

Archivo de Trámite (responsables de archivo de trámite RAT)

-Integrar y Organizar los expedientes

-Elaborar inventarios documentales

-Resguardar los archivos e información clasificada

-Colaborar en la elaboración de instrumentos de control

archivístico

-Realizar transferencias primarias

Archivo de Concentración

-Asegurar y describir los fondos bajo resguardo

-Asegurar la consulta de los expedientes

-Recibir las transferencias primarias

-Brindar servicios de préstamo y consulta

-Conservar expedientes hasta su vigencia documental

-Promover bajas documentales

-Publicar dictámenes y actas de baja documental, así como

las transferencias secundarias

-Realizar transferencias secundarias (si aplica)

-Colaborar en la elaboración de criterios de valoración y

disposición documental

Archivo Histórico

-Recibir transferencias secundarias

-Organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo

-Establecer procedimientos de consulta

-Colaborar en la elaboración de instrumentos de control

Archivístico

-Brindar acceso a los archivos históricos

-Fomentar la preservación y difusión de documentos históricos