FECHA DE ACTUALIZACIÓN

30-06-2021

FECHA DE VALIDACIÓN

02-07-2021

 

 

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA

Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD) y Área Coordinadora de Archivo (ACA) de la UTZMG

De acuerdo a la Ley de Archivos del Estado de Jalisco y sus Municipios en su: “Artículo 21. El Sistema Institucional de Archivos de cada sujeto obligado deberá integrarse por:

 

I. “Un Área Coordinadora de Archivos”;

III. “Un Grupo Interdisciplinario como órgano de coordinación para efectos del proceso de valoración documental. “

 

Área Coordinadora de Archivo (ACA): Promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos

 

Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD): Órgano de coordinación para efectos del proceso de valoración documental.

 

A continuación, se puede consultar los documentos públicos relativos a las reuniones, capacitaciones, listas de asistencia:

 

 

Año

Descripción

Enlace

2021

Informe Gestión Documental anual 2020

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Acta 1ra sesión del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental 16-06-2021

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Actualización Responsable Archivo Trámite de la Dirección de Planeación

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Capacitaciones

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2020

Acta de Renovación del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental

09-06-2020

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Lista Asistencia 1ra reunión 12-06-2020

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Lista Asistencia 2da reunión

26-06-2020

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Lista Asistencia 3ra reunión

08-10-2020

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Acta 3ra reunión

08-10-2020

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Oficios de enlace o responsables de archivo de cada área que conforma la UTZMG

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Capacitación para llenado de la Guía y Catálogo de Gestión Documental por área

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Capacitaciones

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2019

Oficio Conformación Grupo Interdisciplinario

12-06-2019

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Acta de Instalación del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental

24-05-2019

 

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Minuta 1ra. Sesión

30-05-2019

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Minuta 2da. Sesión

18-06-2019

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Reunión trabajo

24-07-2019

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Capacitaciones

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2018

Capacitaciones

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Funciones del (ACA) Área Coordinadora de Archivo:

Artículo 58. El responsable del Área Coordinadora de Archivos integrará y formalizará el grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas. Durante el proceso de elaboración del catálogo de disposición documental deberá:

I. Establecer un plan de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental que incluya al menos:

a)    Un calendario de visitas a las áreas productoras de la documentación para el levantamiento de información; y

b)   Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.

II. Preparar las herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;

 

III. Realizar entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación, para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas; e

 

IV. Integrar el catálogo de disposición documental.

 

 

Funciones del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD):

Artículo 59. Son funciones del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:

I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales;

II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la identificación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad;

III. Proponer, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar;

IV. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado;

V. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional;

VI. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos;

VII. Emitir su manual de operaciones para su funcionamiento y reglas de operación; y

VIII. Las demás que se definan en otras disposiciones y el Consejo Nacional.