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FECHA DE ACTUALIZACIÓN |
30-06-2021 |
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FECHA DE VALIDACIÓN |
02-07-2021 |
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LA ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA
Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD) y Área
Coordinadora de Archivo (ACA) de la UTZMG
De acuerdo a la Ley de
Archivos del Estado de Jalisco y sus Municipios en su: “Artículo 21. El Sistema Institucional de Archivos de
cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. “Un
Área Coordinadora de Archivos”;
III.
“Un Grupo Interdisciplinario como órgano de coordinación para efectos del
proceso de valoración documental. “
Área
Coordinadora de Archivo (ACA): Promover que las áreas operativas lleven a
cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos
Grupo
Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD): Órgano de coordinación para
efectos del proceso de valoración documental.
A continuación, se puede
consultar los documentos públicos relativos a las reuniones, capacitaciones,
listas de asistencia:
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Año |
Descripción |
Enlace |
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2021 |
Informe Gestión Documental
anual 2020 |
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Acta 1ra sesión del Grupo
Interdisciplinario de Gestión Documental 16-06-2021 |
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Actualización Responsable
Archivo Trámite de la Dirección de Planeación |
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Capacitaciones |
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2020 |
Acta de Renovación del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental 09-06-2020 |
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Lista Asistencia
1ra reunión 12-06-2020 |
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Lista Asistencia 2da reunión 26-06-2020 |
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Lista Asistencia 3ra reunión 08-10-2020 |
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Acta 3ra reunión 08-10-2020 |
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Oficios de enlace
o responsables de archivo de cada área que conforma la UTZMG |
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Capacitación para llenado de
la Guía y Catálogo de Gestión Documental por área |
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Capacitaciones |
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2019 |
Oficio Conformación Grupo Interdisciplinario 12-06-2019 |
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Acta de Instalación
del Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental 24-05-2019 |
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Minuta 1ra. Sesión 30-05-2019 |
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Minuta 2da. Sesión
18-06-2019 |
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Reunión trabajo 24-07-2019 |
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Capacitaciones |
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2018 |
Capacitaciones |
Funciones del
(ACA) Área Coordinadora de Archivo:
Artículo
58.
El responsable del Área Coordinadora de Archivos integrará y formalizará el
grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como
moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y
seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las
constancias respectivas. Durante el proceso de elaboración del catálogo de
disposición documental deberá:
I. Establecer un plan
de trabajo para la elaboración de las fichas técnicas de valoración documental
que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas productoras de la
documentación para el levantamiento de información; y
b) Un calendario de reuniones del grupo interdisciplinario.
II. Preparar las
herramientas metodológicas y normativas, como son, entre otras, bibliografía,
cuestionarios para el levantamiento de información, formato de ficha técnica de
valoración documental, normatividad de la institución, manuales de
organización, manuales de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar
entrevistas con las unidades administrativas productoras de la documentación,
para el levantamiento de la información y elaborar las fichas técnicas de
valoración documental, verificando que exista correspondencia entre las
funciones que dichas áreas realizan y las series documentales identificadas; e
IV. Integrar el
catálogo de disposición documental.
Funciones del
Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental (GIGD):
Artículo
59.
Son funciones del Grupo Interdisciplinario, las siguientes:
I. Formular opiniones, referencias técnicas sobre
valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la
disposición documental de las series documentales;
II. Considerar, en la formulación de referencias
técnicas para la identificación de valores documentales, vigencias, plazos de
conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica
y normatividad;
III. Proponer, cuando corresponda, se atienda al
programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a
que haya lugar;
IV. Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas
de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y
objetivos estratégicos del sujeto obligado;
V. Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental
se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional;
VI. Recomendar que se realicen procesos de
automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y
administración de archivos;
VII. Emitir su manual de operaciones para su
funcionamiento y reglas de operación; y
VIII. Las demás que se definan en otras disposiciones y
el Consejo Nacional.